Do mofo à incompetência: Cartório de Itanhém é alvo de fiscalização por graves irregularidades

Mais um caso de irregularidades foi identificado pela Corregedoria das Comarcas do Interior do Tribunal de Justiça da Bahia (TJBA). Dessa vez, o caso ocorreu no Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas de Itanhém.

Segundo a Corregedoria, a unidade está desorganizada, não tem estrutura e descumpre normas legais. O cartório é comandado pelo tabelião Dely Gonçalves dos Santos, que agora responderá a um processo administrativo disciplinar diante das falhas constatadas pela correição. As falhas vão desde a falta de limpeza até a inobservância de procedimentos legais em registros civis.

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A inspeção foi conduzida pelo juiz auxiliar Moacir Reis Fernandes Filho. Durante a correição, ele encontrou irregularidades que se dividem em problemas estruturais, de gestão e de procedimentos específicos do registro civil. A situação é tão precária que coloca em risco a segurança e a validade dos atos praticados.

Do Mofo à Falta de Documentos

A Corregedoria identificou, primeiramente, a situação do ambiente do cartório, que está em um “estado precário de conservação no que se refere à limpeza e higiene”, com mofo no teto e paredes, e um banheiro sem condições de uso. A serventia também não possui equipamentos de combate a incêndio com prazo de validade em dia e não tem uma sala técnica (CPD) adequada para proteger os equipamentos.

Na área de gestão, não foram encontradas várias pastas de documentos obrigatórias, como as de requerimentos de inteiro teor, termos de indicação de paternidade e notas devolutivas. Os livros de receitas e despesas de 2023 e 2024 foram retirados do local para encadernação e não puderam ser analisados. Além disso, a serventia não utiliza um sistema de senhas para atendimento, não tem o quadro funcional visível e não afixa em local visível os contatos da Ouvidoria do TJBA.

Nascimentos, Casamentos e Óbitos

Nos procedimentos do Registro Civil, a Corregedoria identificou que o cartório não digitaliza os livros mais recentes, contrariando as recomendações do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o que prejudica a formação de um arquivo de segurança. O relatório também aponta que a serventia não encaminha os relatórios de nascimentos sem identificação de paternidade à Defensoria Pública, o que é uma exigência da Lei Estadual nº 13.577/2016.

Nos casamentos, se descobriu que a juíza de paz e delegatária substituta é a mesma pessoa que conduz a habilitação dos casamentos, criando um “conflito de interesses”. O relatório ainda cita um caso de casamento realizado por procuração, onde a serventia não verificou que os nubentes residiam nos Estados Unidos, o que violaria o princípio da territorialidade. Há também casos onde a publicação de editais na ARPEN não foi comprovada, colocando em dúvida a validade dos atos.

Outro ponto grave é a inobservância de procedimentos para registros tardios de nascimento e falhas em registros de óbitos, como a ausência de informações obrigatórias e a falta de testemunhas. A corregedoria também notou que não há assinatura do tabelião em vários termos de registro.

Medidas Urgentes

Diante da gravidade das falhas, a Corregedoria do TJBA emitiu uma série de determinações imediatas, incluindo a exigência de: localização dos documentos faltantes; organização de todas as pastas obrigatórias; atualização e afixação das tabelas de emolumentos; apresentação de um cronograma para a digitalização completa do acervo; contratação de novos prepostos para dar conta da demanda; e instalação de equipamentos de segurança e combate a incêndio. O relatório conclui que as irregularidades são “sérias e comprometedoras”, indicando que o cartório não tem cumprido as disposições normativas.